Blog

/ Blog / Artículos interesantes y útiles para usted

Eventos Presenciales: Táctica y Estrategia

Por: @ITMarketing_mx publicado el 04-06-2014 , 10:28

Un evento de generación de demanda es una de las tácticas de negocio cara a cara más recurridas en la industria.
 
Si bien son una oportunidad excepcional para reunirse con clientes y prospectos, su éxito y valor estratégico radican tanto en la ejecución de las tareas de planeación y post-evento, como en la ejecución de las actividades relacionadas a la orden del día. 
 
Si usted esta pensando en ejecutar un evento que traiga más ventas a su empresa, considere los puntos que a continuación le exponemos como una guía a seguir para ejecutar un evento exitoso.
 

1. Planeación. La planeación es fundamental para el éxito del evento. Definir los objetivos de la actividad y alinear a los involucrados, en la ejecución y en la búsqueda de resultados es vital para que su inversión reditúe. 

Considere que, por obvio que parezca, las áreas de marketing y ventas deben acordar qué es lo que se espera al ejecutar un evento, y no dar por sentado que ambas áreas buscan lo mismo. En nuestro trabajo día a día, observamos casos en los que la falta de comunicación termina echando por tierra lo invertido, o bien, ocurre que lo que para unos fue un éxito total, para otros fue mejor no haber hecho nada.
 
En el proceso de planeación usted deberá ser capaz de responder las siguientes preguntas básicas: Porqué, Qué, a Quién, Cómo, Cuándo, Dónde.
  • ¿Porqué?. ¿Cuál es la motivación de realizar un evento? ¿Es esta táctica la mejor forma de llegar a sus clientes o a sus prospectos?
  • ¿Qué?. ¿Qué mensaje es el que usted va a comunicar? ¿Qué producto o servicio lanzará? ¿Qué área de su empresa necesita reforzar?
  • ¿A Quién? ¿A quién convocará? ¿Serán clientes actuales? ¿Serán prospectos? ¿Serán ambos?
  • ¿Cómo?. ¿Cuál es el formato del evento? ¿Es una plática?¿Es una demostración?¿Es un entrenamiento? sin olvidar... ¿Cómo convocaremos a los invitados? y... ¿Cómo recuperaremos las oportunidades de negocio que se generen dado el interés de los clientes / prospectos en la actividad?
  • ¿Cuándo?. ¿Cuál es la fecha ideal para convocar a los invitados?¿Esta cerca de una fecha de asueto o de una celebración oficial? ¿Hay suficiente tiempo para que los invitados aparten el día?
  • ¿Dónde?. ¿Cual es el recinto ideal? ¿Es accesible? ¿Es céntrico para la mayoria de los invitados? ¿Es adecuado a la imagen que queremos proyectar?
 
2. Ejecución. Con las respuestas en mano, usted puede iniciar la ejecución de su actividad, que arrancan con la búsqueda y contratación del lugar, diseño de materiales gráficos y web, y la obtención y perfilamiento de bases de datos que le permitan hacer una convocatoria adecuada al evento.  Si su convocatoria es adecuada y convincente la gente atenderá su conferencia. Es un hecho.
 
En la ejecución no olvide dedicar tiempo suficiente a la preparación de las presentaciones y ponentes. Como lo mencionamos anteriormente, al menos la mitad del éxito de su táctica radicará en que la presentación tenga el contenido y mensaje adecuado para sus asistentes. 
 
 
3. Durante el evento. ¡Sus invitados estan llegando! Tenga en mente que sus invitados querrán ser tomados en cuenta, recíbalos con gusto!. Que el ponente principal este en la puerta recibiendo a los invitados es una buena táctica de relacionamiento. Al final, uno de los objetivos de realizar un evento cara a cara es mejorar la relación con sus clientes (o iniciarla con sus prospectos). 
 
Generalmente, el lugar que haya elegido será encargado y responsable de la atención de los invitados, pero no esta de más echar un vistazo de vez en vez a los detalles: Comodidad de sus invitados, clima del salón, alimentos (o catering) bien servidos, café caliente, etc. 
 

4. Post-evento. Una vez que usted agradece a sus invitados el haber asistido, inicia el post-evento. Aquí es donde las oportunidades se detectan. Tenga los ojos bien abiertos y ponga atención a los mensajes de sus asistentes. Si bien es cierto que no todos necesitarán sus productos y/o servicios de forma inmediata, algunos otros clientes y/o prospectos si lo harán. Detectar, calificar, validar, cotizar y cerrar son los pasos que siguen a la táctica ejecutada. 
 

Como lo lee, ejecutar un evento no es tarea menor. La atención a los detalles no solo es importante, sino crítico para garantizar que los valores invertidos en esta ejecución, vía monetaria y no monetaria, retornen con creces a la empresa. Si tiene en mente ejecutar un evento de generación de demanda, planee con cuidado, ejecute con fuerza y atienda rápidamente las oportunidades de negocio que detecte. ¡Felices Ventas!
 
En IT Marketing le ayudamos con todos y cada uno de los pasos del proceso de ejecución de un evento de generación de demanda. Contamos con el personal, los medios y la infraestructura para crear el evento que usted tiene en mente y ayudarle a vender más. Contáctenos y permítanos platicarle todo lo que podemos hacer por su negocio.